Suomen uskonnon-
opettajain liitto ry

SUOL ry:n tehtävä on vaikuttaa uskonnonopetuksen kehittämiseen ja aseman vakaana säilyttämiseen. Liitto valvoo jäsenten etuja ja järjestää tasokasta koulutusta.

Lue Lisää!

Suomen uskonnonopettajain liitto SUOL ry

Päivitetty 2.5.2018

Rekisterinpitäjä: Suomen uskonnonopettajain liitto ry

Rekistereistä vastaa yhdistyksen vuosikokouksen valitsema hallitus. Hallituksen palkkaamat toimihenkilöt (talous- ja jäsenasioiden hoitaja, toiminnanjohtaja, Synsyguksen päätoimittaja) toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

Toimihenkilöt ovat sitoutuneet ilmoittamaan mahdollisista tietoturvarikkomuksista välittömästi hallitukselle ja henkilöille, joita asia koskee sekä viranomaisille.

Yhdistyksen sisällä henkilötietoja käsittelevät vain yhdistyksen palkatut toimihenkilöt tai opintomatkan järjestäjä, ellei toisin erikseen mainita henkilötietojen keräämisen yhteydessä.

Henkilötietorekisterit

Yhdistyksellä on seuraavat henkilötietorekisterit:

  • Jäsenrekisteri

    • Luettelo yhdistyksen jäsenistä sekä heidän yhteys- ja muista tiedoistaan
    • Vastuuhenkilö: taloudenhoitaja
    • Sisältö:
    • Kaikilta kerättävät tiedot sekä tietojen käyttö ja perustelu tiedon keräämiselle:
      • Nimi – henkilön tunnistaminen
      • Kotiosoite – jäsenlehden sekä jäsenyyteen kuuluvien muiden lehtien lähettäminen
      • Sähköpostiosoite – jäsenlaskun lähettäminen, yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen sekä yhteistyökumppaneiden mainosten lähettäminen
      • Puhelinnumero – viimesijainen tapa saada yhteys jäseneen, mikäli osoitetiedot muuttuvat eikä niitä ole päivitetty
      • Työelämätilanne – jäsenmaksulajin määrittäminen
    • Vapaaehtoisesti kerättävät tiedot:
      • Syntymävuosi, opetettavat aineet, kouluaste (peruskoulu/lukio)
      • Tiedot kerätään tilastoja varten ja niitä käytetään anonyymisti

  • Sijaislista

    • Yhdistyksen nettisivuilla julkisesti näkyvillä olevalle sijaislistalle voivat halutessaan liittyä ne yhdistyksen jäsenet, jotka etsivät sijaisuuksia
    • Vastuuhenkilö: toiminnanjohtaja
    • Sisältö:
      • nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, oppiarvo
      • sijaistettavat oppiaineet, työkokemus sekä muut tiedot, jotka sijaislistalle halunnut on vapaaehtoisesti antanut itsestään työnhakua varten
    • Sijaislistalle liittyneet voivat halutessaan liittyä sijaisten sähköpostilistalle, jota käytetään ainoastaan sijaisuusilmoitusten välittämiseen listalla oleville

  • Paikalliskerhojen yhteystietolista

    • Yhdistyksen nettisivuilla julkisesti näkyvillä oleva lista paikalliskerhojen vastuuhenkilöiden yhteystiedoista
    • Vastuuhenkilö: toiminnanjohtaja
    • Sisältö: nimi, koulun nimi, paikalliskerhon nimi, sähköpostiosoite
    • Yhteystietolistan perusteella on lisäksi muodostettu sähköpostilista, jolla toiminnanjohtaja lähettää kerhoja koskevia tiedotusviestejä

  • Hallituksen yhteystietolista

    • Hallituksen varsinaisten ja varajäsenten, opiskelijaedustajan sekä toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työpaikka) rekisteriin kuuluvien keskinäistä yhteydenpitoa varten
    • Vastuuhenkilö: toiminnanjohtaja

  • Palkanmaksu

    • Vastuuhenkilö: taloudenhoitaja
    • Sisältö:
      • Yhteystiedot yhteydenpitoa varten
      • Tilitiedot ja verokortti (sis. sotu) palkan- ja kulukorvausten maksua varten toimihenkilöiltä, puheenjohtajalta, tarpeen mukaan muilta hallituksen jäseniltä sekä seminaarien ja muiden tapahtumien luennoitsijoilta ja esiintyjiltä

  • Seminaari-, matka- tai muut tapahtumakohtaiset rekisterit

    • Vastuuhenkilöt: toiminnanjohtaja (seminaarit); matkan tai tapahtuman järjestäjä
    • Kaikilta kerättävät tiedot sekä niiden käyttö ja perustelu tiedon keräämiselle:
      • Nimi – henkilön tunnistaminen
      • Sähköpostiosoite – yhteydenpito ja tiedottaminen
      • Allergia- ja erityisruokavaliotiedot – seminaarien ruokailut
      • Jäsenyys, jäsenlaji – seminaarin hinta ja maksaminen
    • Matkoja varten kerätään lisäksi seuraavat tiedot matkan varaamista ja yhteydenpitoa varten: nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite ja tarvittaessa ruoka-aineallergia- ja erityisruokavaliotiedot; tiedot luovutetaan matkatoimiston käyttöön matkan varaamista varten

Henkilötietojen saaminen ja käyttö

Yhdistys saa henkilötiedot suoraan luonnollisilta henkilöiltä itseltään. Henkilötietoja käytetään vain yllä mainittuihin toimintoihin. Muuhun käyttöön pyydetään henkilöiltä erikseen lupa. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Säilytys

Rekistereitä säilytetään hyvää tietoturvallisuutta noudattaen seuraavasti:

  • Paperilla olevia henkilötietoja
    • toimihenkilöiden kotitoimistoissa lukituissa kaapeissa
    • Seurakuntaopiston lukitussa arkistohuoneessa Järvenpäässä
  • Sähköisiä rekistereitä
    • Jäseri-ohjelmassa (jäsenrekisteri, pääsy vain taloudenhoitajalla)
    • Google Drivessa (seminaarit, pääsy vain toiminnanjohtajalla)
    • Joomla-nettisivupalvelimen lomakkeilla (jäseneksi liittyminen, yhteystietojen muuttaminen)
    • MailChimp-palvelussa (sähköpostilistan lähettäminen, seminaareihin liittyvä tiedottaminen)
  • Yksittäisiä henkilötietoja
    • Toimihenkilöiden sähköpostissa
    • Toimihenkilöiden tietokoneilla ja yhdistyksen omistamalla ulkoisella kovalevyllä toiminnanjohtajan luona

Toimihenkilöiden tietokoneita ja puhelimia suojaavat tietoturvapalveluja tarjoavalta ulkopuoliselta yritykseltä ostetut tietosuojapaketit.

Luovuttaminen eteenpäin yhdistyksen ulkopuolisille tahoille

Osoitetietoja luovutetaan seuraaville tahoille, mikäli jäsen on antanut luvan osoitetietojensa luovuttamiseen kyseistä tarkoitusta varten:

    • SUOL ry:n jäsenlehden Synsyguksen lähettämistä varten Alpha Graphicsille ja edelleen Päijät-Painolle
    • Kirkkomme Lähetys -lehden lähettämistä varten Kirkon lähetystyön keskukselle
    • Tekoja-lehden lähettämistä varten Kirkon ulkomaanavulle
    • Matkojen osalta yhteystiedot kyseistä matkaa hoitavalle matkatoimistolle

Lisäksi seminaarien osalta luovutetaan osallistujien allergiatiedot anonyymisti ruokailusta kulloinkin vastaavalle taholle. Hallituksen yhteystietolistan tiedot luovutetaan listalla oleville henkilöille.

Tietojen tuhoaminen

Toimihenkilöt tuhoavat henkilötietoja sisältävät sähköiset ja paperiset asiakirjat tietoturvallisella tavalla (poistamalla tietokoneen tai nettiohjelman muistista, polttamalla, silppuamalla, turvalukittu paperinkeräysastia) kyseistä asiakirjaa koskevan lain vaatiman säilytysajan umpeuduttua tai kun henkilötietoa tai rekisteriä ei enää tarvita (esimerkiksi seminaarin jälkeen).

Lisäksi toimihenkilöt sitoutuvat poistamaan kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat omilta laitteiltaan työsuhteen päättyessä.

Unohdetuksi tuleminen ja tietojen tarkastaminen

Henkilötietonsa luovuttaneella on lainmukainen oikeus tulla unohdetuksi ja saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on kerätty. Tämä tapahtuu lähettämällä sähköpostia talous- ja jäsenasioidenhoitajalle (Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.). Pyynnön saatuaan taloudenhoitaja on yhteydessä muihin toimihenkilöihin, jotka vastaavat kyseistä henkilöä koskevista tiedoista omalta osaltaan.