Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä: Suomen uskonnonopettajain liitto ry – Religionslärarnas förbund i Finland rf

Päivitetty 13.3.2024

Rekistereistä vastaa yhdistyksen vuosikokouksen valitsema hallitus. Hallituksen palkkaamat toimihenkilöt (talous- ja jäsenasioiden hoitaja, toiminnanjohtaja, Synsyguksen päätoimittaja) toimivat henkilötietojen käsittelijöinä. Toimihenkilöt ovat sitoutuneet ilmoittamaan mahdollisista tietoturvarikkomuksista välittömästi hallitukselle ja viranomaisille sekä henkilöille, joita asia koskee.

Yhdistyksen sisällä henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen palkatut toimihenkilöt sekä tarvittaessa opintomatkan, kurssimatkan tai seminaarin järjestäjät, ellei toisin erikseen mainita henkilötietojen keräämisen yhteydessä.

Henkilötietorekisterit

Yhdistyksellä on seuraavat henkilötietorekisterit:

Jäsenrekisteri

• Luettelo yhdistyksen jäsenistä sekä heidän yhteys- ja muista tiedoistaan
• Vastuuhenkilö: jäsen- ja talousasioiden hoitaja
• Sisältö:
  • Kaikilta kerättävät tiedot sekä tietojen käyttö ja perustelu tiedon keräämiselle:
    • Nimi – henkilön tunnistaminen
    • Kotiosoite – jäsenlehden sekä jäsenyyteen kuuluvien muiden lehtien lähettäminen
    • Sähköpostiosoite – jäsenlaskun lähettäminen, yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen sekä yhteistyökumppaneiden mainosten lähettäminen
    • Puhelinnumero – viimesijainen tapa saada yhteys jäseneen, mikäli osoitetiedot muuttuvat eikä niitä ole päivitetty
    • Työelämätilanne – jäsenmaksulajin määrittäminen
  • Vapaaehtoisesti kerättävät tiedot:
    • Syntymävuosi, opetettavat aineet, kouluaste (peruskoulu/lukio)
    • Tiedot kerätään tilastoja varten

Sijaislista

• Yhdistyksen nettisivuilla julkisesti näkyvillä olevalle sijaislistalle voivat halutessaan liittyä ne yhdistyksen jäsenet, jotka etsivät uskonnonopettajan sijaisuuksia.
• Vastuuhenkilö: toiminnanjohtaja
• Sisältö:
  • nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, oppiarvo
  • sijaistettavat oppiaineet, työkokemus sekä muut tiedot, jotka sijaislistalle halunnut on vapaaehtoisesti antanut itsestään työnhakua varten
• Sijaislistalle liittyneet voivat halutessaan liittyä sijaisten sähköpostilistalle, jota käytetään sijaisuusilmoitusten välittämiseen listalla oleville.

Paikalliskerhojen yhteystietolista

• Yhdistyksen nettisivuilla julkisesti näkyvillä oleva lista paikalliskerhojen vastuuhenkilöiden yhteystiedoista
• Vastuuhenkilö: toiminnanjohtaja
• Sisältö: nimi, koulun nimi, paikalliskerhon nimi, sähköpostiosoite
• Yhteystietolistan perusteella muodostetaan sähköpostilista, jolla toiminnanjohtaja lähettää kerhoja koskevia tiedotusviestejä

Hallituksen yhteystietolista

• Hallituksen varsinaisten ja varajäsenten, opiskelijaedustajan sekä toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työpaikka) kyseiseen rekisteriin kuuluvien keskinäistä yhteydenpitoa varten
• Vastuuhenkilö: toiminnanjohtaja

Palkanmaksu

• Vastuuhenkilö: jäsen- ja talousasioiden hoitaja
• Sisältö:
  • Yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero) yhteydenpitoa varten
  • Tilitiedot ja verokortti sekä henkilötunnus palkan- ja kulukorvausten maksua varten toimihenkilöiltä, puheenjohtajalta, tarpeen mukaan muilta hallituksen jäseniltä sekä seminaarien ja liiton tai sen paikalliskerhojen järjestämien tapahtumien luennoitsijoilta ja esiintyjiltä

Seminaari-, matka- tai muut tapahtumakohtaiset rekisterit

• Vastuuhenkilöt: toiminnanjohtaja (seminaarit); matkan tai tapahtuman järjestäjä
• Kaikilta kerättävät tiedot sekä niiden käyttö ja perustelu tiedon keräämiselle:
  • Nimi – henkilön tunnistaminen
  • Sähköpostiosoite – yhteydenpito ja tiedottaminen
  • Allergia- ja erityisruokavaliotiedot – seminaarien ruokailut
  • Jäsenyys, jäsenlaji – seminaarin hinta ja maksaminen
• Matkoja varten voidaan kerätä yllä mainittujen tietojen lisäksi muita matkan varaamista ja yhteydenpitoa varten tarvittavia; tiedot luovutetaan matkajärjestelyjen kannalta tarpeellisien tahojen, kuten matkatoimiston, lento- tai laivayhtiön tai hotellin, käyttöön matkan varaamista varten.
• Seminaarien TJS-tukea varten ilmoittautumisen yhteydessä voidaan lisäksi kerätä myös muita tietoja ja luovuttaa nämä tiedot TJS-opintokeskukselle.

Henkilötietojen saaminen ja käyttö

Yhdistys saa henkilötiedot suoraan luonnollisilta henkilöiltä itseltään. Henkilötietoja käytetään vain yllä mainittuihin toimintoihin. Muuhun käyttöön pyydetään henkilöiltä erikseen lupa. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Säilytys

Rekistereitä säilytetään hyvää tietoturvaa noudattaen seuraavasti:

• Paperilla olevia henkilötietoja
  • toimihenkilöiden kotitoimistoissa, tarvittaessa lukituissa kaapeissa
  • Seurakuntaopiston lukitussa arkistohuoneessa Järvenpäässä
• Sähköisiä rekistereitä
  • Jäsenrekisteriohjelmissa
  • Pilvipalveluissa
  • Liiton nettisivuilla
  • Sähköpostiohjelmissa
  • Toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten tietokoneilla
• Yksittäisiä henkilötietoja
  • Toimihenkilöiden sähköpostissa
  • Toimihenkilöiden tietokoneilla ja yhdistyksen omistamalla ulkoisella kovalevyllä.

Luovuttaminen eteenpäin yhdistyksen ulkopuolisille tahoille

Osoitetietoja luovutetaan seuraaville tahoille, mikäli jäsen on antanut luvan osoitetietojensa luovuttamiseen kyseistä tarkoitusta varten:

• SUOL ry:n jäsenlehden Synsyguksen lähettämistä varten lehden taittajalle ja painajalle
• Matkojen osalta yhteystiedot kyseistä matkaa järjestäville tahoille

Lisäksi seminaarien osalta seminaarien ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa seminaarin järjestelyissä mukana oleville yhteistyökumppaneille tai palveluntarjoajille. Hallituksen yhteystietolistan tiedot luovutetaan listalla oleville henkilöille.

Tietojen tuhoaminen

Toimihenkilöt tuhoavat henkilötietoja sisältävät sähköiset ja paperiset asiakirjat tietoturvallisella tavalla (poistamalla tietokoneen tai tietokoneohjelman muistista, polttamalla, silppuamalla, käyttämällä turvalukittua paperinkeräysastiaa) kyseistä asiakirjaa koskevan lain vaatiman säilytysajan umpeuduttua tai kun henkilötietoa tai rekisteriä ei enää tarvita.

Lisäksi toimihenkilöt sitoutuvat poistamaan kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat omilta laitteiltaan työsuhteen päättyessä.

Unohdetuksi tuleminen ja tietojen tarkastaminen

Henkilötietonsa luovuttaneella on lainmukainen oikeus tulla unohdetuksi ja saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on kerätty. Tämä tapahtuu lähettämällä pyyntö sähköpostitse talous- ja jäsenasioiden hoitajalle (). Pyynnön saatuaan taloudenhoitaja on yhteydessä muihin toimihenkilöihin, jotka vastaavat kyseistä henkilöä koskevista tiedoista omalta osaltaan.